Değerli Meslektaşlarımız,
Satınalma ve Tedarik Yönetimi Derneği (TÜSMOD) olarak, yönetim organları ve üyeleri ile birlikte aşağıda verilen KVK Aydınlatma Metni’ne uygun şekilde hareket edeceğimizi taahhüt ederiz.
Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni
TÜSMOD olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem atfetmekteyiz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVKK’ya uygun olarak ve aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple işbu “TÜSMOD Üyelerimizin ve Üye Temsilcilerimizin Kişisel Verilerinin İşlenmesi Hakkında Aydınlatma Metni” (“Aydınlatma Metni”) vasıtasıyla kişisel verilerinizi işleme süreçlerimiz ve KVKK tahtındaki haklarınız hakkında dernek üyelerimiz veya tüzel kişi dernek üyelerimizin temsilcileri olan sizleri bilgilendirmek isteriz.
İşlediğimiz Kişisel Verileriniz
Dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:
- Kimlik Bilgileri : Ad, Soyad, TC Kimlik Numarası, Doğum Tarihi, Anne Adı, Baba Adı
- İletişim Bilgileri : Telefon Numarası ve e-Posta Adresi
- Çalışma ve Eğitim Bilgileri : DERNEK Dernek Üyeliği kapsamında doldurulan üyelik formları kapsamında zorunlu olmamakla birlikte ihtiyari olarak iletilen “Görev Yaptığı Kurum”, “Görevi”, “Meslek”, “Öğrenim Durumu”.
- Adli Sicil Kaydı Bilgileri : Adli Sicil Kaydı sorgulama sonucu.
- Tüzel Kişi İmza Sirküleri : İmza Yetkilileri Kimlik Bilgileri ve İmzaları
- Tüzel Kişi Ticari Sicil Gazetesi : Ticari Sicil Gazetesindeki Yasal Bilgiler
- STK Tüzük : DERBİS tüzük bilgileri
(Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi / STK üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK tahtında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.)
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel Verileriniz, TÜSMOD üyelik başvurusu esnasında info@tusmod.org adresimize gönderilen başvuru formu ve üyelik ile ilgili elektronik ortamda aktarılan belgeler vasıtasıyla, ayrıca TÜSMOD ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon, anket veya elektronik posta ile) TÜSMOD yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir.
Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyeleri veya temsilcilerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat tahtında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve yine üyeler ile iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ek olarak Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir.
Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir :
- DERNEK TÜZÜĞÜ’NDE BELİRTİLEN AMAÇLAR VE ÇALIŞMA KONULARI DOĞRULTUSUNDA FAALİYETLERİN YÜRÜTÜLMESİ,
- DERNEK’İN GENEL KURUL TOPLANTILARI, ÇALIŞMA GRUBU TOPLANTILARI, ZİRVELER, GÜNDEM TOPLANTILARI, DİĞER ÜYE TOPLANTILARI GİBİ DERNEK ÜYELERİ VEYA TEMSİLCİLERİNE YÖNELİK ETKİNLİKLERİN VE İLGİLİ SÜREÇLERİN ORGANİZASYONU, YÖNETİLMESİ VE YÜRÜTÜLMESİ,
- DERNEK İLE ÜYELER ARASINDA ÜYELİK HAKLARI VE YÜKÜMLÜLÜKLERİNE İLİŞKİN KONULARDA İLETİŞİMİN SAĞLANMASI VE İLGİLİ HAK VE YÜKÜMLÜLÜKLERİN YERİNE GETİRİLMESİ,
- DERNEK’İN TANITIMI VE GERÇEKLEŞTİRİLEN ETKİNLİKLER HAKKINDA BİLGİ VERİLMESİ,
- DERNEK’İN FAALİYET VE HİZMETLERİNİN BELİRLENMESİ, UYGULANMASI, HİZMET POLİTİKALARININ YÜRÜTÜLMESİ,
- DERNEK İÇİ İLETİŞİM VE İŞBİRLİĞİNİN GÜÇLENDİRİLMESİ,
- DERNEK İÇİ RAPORLAMA FAALİYETLERİNİN İCRASI,
- DERNEK FAALİYETLERİ KAPSAMINDA ÜYELERİN BİLGİLENDİRİLMESİ,
- DERNEK’E AİT TÜM TESİSLERİN GÜVENLİK VE DENETİMİNİN YÜRÜTÜLMESİNİN TEMİNİ,
- İDARİ KURUM VE KURULUŞLARIN VE MAHKEMELERİN TALEBİ ÜZERİNE GEREKLİ BİLGİ VE BELGELERİN BU KURUM, KURULUŞ VEYA MAHKEMELERE SUNULMASI,
- MEVZUAT TAHTINDA DERNEK TARAFINDAN TUTULMASI ÖNGÖRÜLEN DEFTER VE KAYITLARIN TUTULMASI
- 5223 SAYILI DERNEKLER KANUNU, DERNEKLER YÖNETMELİĞİ VE DİĞER SAİR MEVZUAT HÜKÜMLERİ UYARINCA YÜKÜMLÜLÜKLERİN YERİNE GETİRİLMESİ,
- ÜYELER İLE İLGİLİ HUKUKİ SÜREÇLERİN YÜRÜTÜLMESİ,
- VERİ KAYIPLARININ ÖNLENEBİLMESİ İÇİN KOPYALANMASI/YEDEKLEME YAPILMASI.
Kişisel Verilerinizin Yurtiçi veya Yurtdışı Aktarımı ve Aktarım Amaçları
Dernek, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:
Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat tahtında öngörülmesi veya mevzuat tahtında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.
Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
Dernek toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Dernek’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır.
Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.
Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.
Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat tahtındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.
KVKK Tahtında İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK tahtında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:
- KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENİP İŞLENMEDİĞİNİ ÖĞRENME,
- KİŞİSEL VERİLERİNİZ İŞLENMİŞSE BUNA İLİŞKİN BİLGİ TALEP ETME,
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACINI VE BUNLARIN AMACINA UYGUN KULLANILIP KULLANILMADIĞINI ÖĞRENME,
- YURTİÇİNDE VEYA YURTDIŞINDA KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERİ BİLME,
- KİŞİSEL VERİLERİNİZİN EKSİK VEYA YANLIŞ İŞLENMİŞ OLMASI HALİNDE BUNLARIN DÜZELTİLMESİNİ İSTEME,
- KVKK MEVZUATINDA ÖNGÖRÜLEN ŞARTLAR ÇERÇEVESİNDE KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SİLİNMESİNİ VEYA YOK EDİLMESİNİ İSTEME,
- V. VE Vİ. MADDELERİ KAPSAMINDA YAPILAN İŞLEMLERİN KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE BİLDİRİLMESİNİ İSTEME,
- İŞLENEN VERİLERİN MÜNHASIRAN OTOMATİK SİSTEMLER VASITASIYLA ANALİZ EDİLMESİ SURETİYLE ALEYHİNİZE BİR SONUCUN ORTAYA ÇIKMASINA İTİRAZ ETME,
- KİŞİSEL VERİLERİN KANUNA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ SEBEBİYLE ZARARA UĞRAMANIZ HALİNDE BU ZARARIN GİDERİLMESİNİ TALEP ETME
haklarına sahipsiniz.
Haklarınız Kapsamında Dernek’e Başvuru Yolları
KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde, yukarıda belirtilen KVKK tahtındaki haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, kimliğinizi tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak Eski Büyükdere Cad. No:61, Tacirler İş Merkezi, Blok A Kat:2 Levent / İSTANBUL (UAVT Adres Kodu : 3455834436) adresine elden teslim ederek; veya info@tusmod.org adresi aracılığıyla veya güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalı şekilde Dernek’e iletebilirsiniz.
Saygılarımızla,
TÜSMOD Yönetim Kurulu
